Entree management
Een entree die doorloopt levert je extra omzet op
Wij staan al twintig jaar bij de entree van evenementen en festivals. Met de juiste inrichting staan je bezoekers korter in de rij en zijn ze eerder op je terrein. Onze ervaring is dat je dat terugziet in je omzet.
6.000
bezoekers in het piekuur
4
scanposities
31
beveiligers bij de visitatie
Wat een rij je kan kosten
De rij voor je ingang zie je als organisator zelden zelf. Jij staat op het terrein, en daar ziet het er prima uit. Neem een festival met 15.000 bezoekers, waarvan er 6.000 in het drukste uur aankomen. Bij de visitatie staan 23 beveiligers. Dat is genoeg voor een uur met 4.000 bezoekers, maar te weinig voor dat drukste uur. Dit is wat er dan gebeurt:
- 8
- beveiligers te weinig in het drukste uur: 23 in plaats van 31
- 27 min
- wachttijd op het drukste moment, in plaats van 5
- 8.400
- bezoekers wachten langer dan vijf minuten, tot ruim een uur na de piek
- € 12.000
- aan besteding die je misloopt, bij € 5 per bezoeker per uur
Een rekenvoorbeeld met de rekenhulp op deze pagina, bij gelijkmatige instroom, Zebra-scanners en een normale visitatie. Het bedrag gaat ervan uit dat wie later binnen is, die besteding niet meer inhaalt. Het is een indicatie, geen garantie.
Scan en visitatie
De entree is meer dan de scan
Een bezoeker is pas binnen na de ticketscan en de visitatie door de beveiliging. Een ticket scan je in een paar seconden, een visitatie duurt gemiddeld twintig tot dertig seconden. Hoe je de ruimte daartussen inricht, bepaalt of de scan kan blijven doorlopen. Daarom kijken wij naar het hele traject, van de eerste rij tot voorbij de visitatie.
-
Advies van A tot Z
Op basis van je terreintekening, het aantal bezoekers en de verwachte instroom tekenen we de ideale inrichting van je entree.
-
De juiste bezetting
Bij een instroompiek is één scanmedewerker op zeven tot tien beveiligers realistisch. Bij 30.000 bezoekers en 90 beveiligers zijn dat ongeveer tien scanmedewerkers. Wij stemmen de bezetting af op je verwachte instroom, zodat je genoeg mensen hebt staan en er geen te veel.
-
Verbinding geregeld
Scannen gaat online, zodat elke controle op de meest actuele gegevens gebeurt. Is er op je terrein geen netwerk, dan kunnen wij ervoor zorgen, met onze eigen netwerk- en wifi-apparatuur en onder andere Starlink-verbindingen.
Scanmode: Entrance
Total expected:
17050
Still expected:
9660
Total scanned:
7390
This scanner:
842
Scanmode: Entrance
Noor Bakker
Weekendticket
Reken het zelf uit
Hoeveel scanposities en beveiligers heb je nodig?
Kies waarmee je scant, hoe streng de visitatie is en hoe je publiek aankomt, en vul per uur in hoeveel bezoekers je verwacht. Je ziet direct hoeveel scanposities en beveiligers je per uur nodig hebt en wat je drukste uur van je vraagt.
-
Scanners met marge, ook bij een piek
We rekenen met 85 procent van wat een scanner maximaal per uur haalt. Zo is er ruimte voor een ticket dat niet meteen leesbaar is of een bezoeker met een vraag. Komt je publiek in golven of in één piek, bijvoorbeeld na een trein of pendelbus, dan rekent de rekenhulp dat per minuut door.
-
Visitatie met een realistische rij
Een visitatie zonder rij vraagt meer beveiligers dan je hebt. Je kiest zelf welke wachttijd je acceptabel vindt en ziet meteen wat dat met je bezetting doet. Daarbij rekenen we met een bufferzone tussen scan en visitatie waar tien procent van je bezoekers in past. Licht duurt gemiddeld tien seconden per bezoeker, normaal twintig en streng dertig.
-
Hoeveel beveiligers heb je voor je entree?
Niet al je beveiligers staan bij de ingang. In deze rekenhulp gaan we voor het hele evenement uit van één beveiliger op 150 tot 200 bezoekers. De lokale vereisten voor jouw evenement kunnen anders zijn. Vul in hoeveel van hen een vaste positie elders op je terrein hebben, dan zie je hoeveel er overblijven voor de visitatie. Bijstandsteams helpen vaak eerst bij de visitatie en gaan daarna het terrein op.
-
De som is het begin
Of je deze aantallen in de praktijk haalt, hangt af van je opstelling en je looproutes. Daar zit ons werk. Laat je gegevens achter, dan kijken we met je mee.
Verwachte instroom per uur
scanposities beveiligers bij de visitatie totale verwachte wachttijd, scan en visitatie samen
Je terrein
Nodig voor deze instroom
0
scanposities
0
beveiligers bij de visitatie
0
plekken in de bufferzone
Langste wachttijd: voor de scan 0 min, bij de visitatie 0 min.
Vuistregel voor je hele evenement, bij één beveiliger op 150 tot 200 bezoekers: beveiligers, inclusief vaste posities en bijstandsteams. Na aftrek van je vaste posities blijven er over voor je entree.
De visitatie vraagt meer beveiligers dan er volgens de vuistregel voor je entree overblijven. Bespreek dit met ons en met je beveiligingsbedrijf, dan maken we samen het juiste plan.
Een voorzichtige eerste indicatie op basis van wat je invult. Speel met de instellingen om de verschillen te zien. We rekenen met 85 procent van de maximale snelheid per scanner en een bufferzone voor 10 procent van je bezoekers, tenzij je zelf een aantal invult. De visitatietijden zijn gemiddelden. Voor het totaal aantal beveiligers rekenen we in dit voorbeeld met één op 150 tot 200 bezoekers; lokale vereisten kunnen anders zijn. Aan deze indicatie kunnen geen rechten worden ontleend.
Entrance Manager
Realtime instroom, te delen met je ECC
Op de dag zelf laat de Entrance Manager zien of de instroom loopt zoals verwacht. Je Event Control Center ziet een golf aankomen en weet dat het kort daarna druk wordt bij de bars.
-
Delen zonder login
Maak een deelbare weergave voor je Event Control Center. Beveiliging, medische dienst en productie kijken mee zonder account.
-
Ook in IMS
Werkt je team met het logsysteem IMS, dan gaan de instroomgegevens daar elke twee minuten automatisch naartoe.
Instroom per uur
Instroom laatste drie uur, per kwartier
Instroom laatste 30 minuten, per minuut
Statistieken ticketproducten
| Ticketproduct | Gescand | Nog verwacht |
|---|---|---|
| Early bird weekend | 1.120 | 1.380 |
| Weekendticket | 4.860 | 6.540 |
| Dagticket vrijdag | 1.410 | 1.740 |
Totaal: 43% (7.390 / 17.050)
Scanners
| Scanner | Gescand |
|---|---|
| Scanner 01 | 842 |
| Scanner 02 | 815 |
| Scanner 03 | 790 |
| Scanner 04 | 771 |
| Scanner 05 | 748 |
Drie manieren van samenwerken
Van meedenken tot volledig uit handen nemen
Zelf doen met onze tools
Je richt je entree zelf in en werkt met de scanner-app en de Entrance Manager. De rekenhulp op deze pagina geeft je een eerste houvast voor je bezetting.
Advies vooraf
Wij rekenen je entree door op basis van je terreintekening en je instroomverwachting. Je krijgt een plan voor opstelling, materiaal en bezetting. Vaak blijkt dat het met minder en eenvoudiger materiaal kan dan er nu staat.
Entree uitbesteden
Een entreecoördinator van SimpleTicket leidt je entree op de dag zelf, met scanmedewerkers die ruime ervaring hebben met ons systeem en onze manier van inrichten. Je eigen scanmedewerkers kunnen aansluiten. De coördinator houdt korte lijnen met de beveiliging.
Veelgestelde vragen
Vragen over entree management
Verdien ik een betere entree terug?
Onze verwachting is van wel. Bezoekers die eerder binnen zijn, verblijven langer op het terrein en geven daar doorgaans meer uit. Daarnaast bespaar je op materiaal, opbouwtijd en personeel. Hoeveel dat is, verschilt per evenement. Daarom krijg je van ons vooraf een onderbouwde inschatting, op basis van je eigen terrein en instroom.
Waar zit de besparing op kosten?
Een entree die efficiënt is ingericht, vraagt minder materiaal, minder opbouwtijd en minder scanmedewerkers. Veel entrees zijn zwaarder opgetuigd dan nodig is. Waar dat bij jou zit, laten we zien in ons advies.
Wie staat er op de dag zelf als ik de entree uitbesteed?
Een entreecoördinator van SimpleTicket, met scanmedewerkers die onze werkwijze kennen. Als je dat wilt, vullen we het team aan met je eigen scanmedewerkers.
Hoe nauwkeurig is de rekenhulp?
Het is een eerste indicatie voor je bezetting per uur. De rekenhulp houdt een marge aan op de snelheid van de scanners, rekent met gemiddelde visitatietijden en gaat uit van de wachttijd die je zelf acceptabel vindt. De inrichting van je entree bepaalt of je die aantallen in de praktijk haalt. Aan de uitkomst kunnen geen rechten worden ontleend.
Werken jullie samen met onze beveiliging?
Ja. We werken al jaren samen met de grootste beveiligingsbedrijven en stemmen de bezetting en de instroom direct met hen af.
Wat hebben jullie nodig voor een advies?
De tekening van je terrein, het aantal bezoekers en de verwachte instroom over de dag.
Klaar om te zien wat SimpleTicket voor jou kan doen?
Vraag een demo aan en ervaar zelf het verschil.
- Geen abonnement of opstartkosten
- Omzet direct op je eigen rekening
- Geen meerjarig contract nodig